Lukiokoulutuksen (lukio ja lukion aikuislinja) asiakasrekisterI

Keneen voi ottaa yhteyttä? 

Vastuutaho on sivistyslautakunta. 

Ensiyhteys: kirjaamo@kaarina.fi 

Tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@kaarina.fi 

Keiden henkilötietoja käsitellään? 

Käsittelemme lukion opiskelijan, hänen huoltajiensa sekä työntekijöiden tietoja. 

Miksi käsittelemme henkilötietoja? 

Käsittelemme tietoja lukiokoulutuksen, aineopiskelun ja tutkinnon osan suorittamisen järjestämiseksi, hallitsemiseksi, valvomiseksi ja asiakasmaksun keräämiseksi. 

Rekisteriä käytetään lukiokohtaiseen opiskelijoiden opiskelun, opetusjärjestelyiden sekä oppimistulosten hallintaan ja valvontaan. Opetusjärjestelyihin luokitellaan myös opiskelun tukeen liittyvät asiakirjat, opiskelijan opinto- ja urasuunnittelun asiakirjat sekä  ylioppilaskirjoitusten ilmoittautuminen ja tulokset. 

Mitä tietoja käsitellään? 

Lukiokoulutuksessa rekisteriin tallentuu ja siinä käsitellään opiskelijoiden, huoltajien ja opetushenkilöstön yksilöinti- ja yhteystietoja. 

Opiskelijoista käsitellään seuraavia tietoja 

  • perus- ja yhteystiedot (esim. nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, huoltaja/yhteyshenkilö) pois lukien turvakiellossa olevat  
  • rooliin liittyvät tiedot (lukiotutkinnon suorittaja, tutkinnon osan suorittaja,  
  • aineopiskelija, kaksoistutkinnon suorittaja, ulkomainen vaihto-opiskelija 
  • opetussuunnitelma oppiaineineen, kursseineen, kurssivalintoineen ja arvosanoineen  
  • opetukseen liittyvät tiedot (mm. opetusmuoto, S2-opetus, kieliohjelma, katsomusaine)  
  • opiskeluhuoltoon liittyvät asiat, esim. opiskeluhuoltokertomus  
  • henkilökohtainen opiskelusuunnitelma, ylioppilastutkintosuunnitelma, jatko-opintosuunnitelma, urasuunnitelma  
  • todistuksiin ja aine-/kurssiarvosteluihin liittyvät tiedot  
  • poissaolot  
  • kurinpidolliset asiat  

Erityisiä henkilöryhmiä koskevina tietoina käsitellään uskonnollista tai filosofista vakaumusta (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c kohta).  

Kaarinan kaupungin ohjeistuksen mukaisesti terveystietoja ei kerätä eikä käsitellä. 

Kaarinan kaupungin ohjeistuksen mukaisesti terveystietoja ei kerätä eikä käsitellä. Poikkeuksena tästä on opiskeluhuoltokertomus, johon tehtävistä kirjauksista saattaa käydä ilmi esim. Opiskelijan asiakkuus terveydenhuollon palveluissa.   

Huoltajista käsitellään näitä tietoja: 

  • Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite 
  • Henkilötunnus 

Työntekijöistä käsitellään näitä tietoja: 

  • Nimi, puhelinnumero, hetu, sukupuoli, osoite ja sähköpostiosoite 
  • Opetustehtävä, toimenkuva sekä tehtävänimike 
  • Virka- ja työsuhdetiedot sekä tutkinto  

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin profilointi mukaan lukien. 

Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste? 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1: 

b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä; 

c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; 

e) käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. 

Tietojen käsittelyä edellyttävät ja ohjaavat: 

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)  

Tietosuojalaki (1050/2018) 

Laki ylioppilastutkinnosta (502/2019) 

Lukiolaki (714/2018) 

Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 1287/2013 [muutettu lailla 377/2022] 

EU:n tietosuoja-asetus (679 /2016) 

Tietosuojalaki (1050/2018) 

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 

Terveydenhuoltolaki (378/2022) 

Lastensuojelulaki (471/2007) 

Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) 

Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (1992/785) 

Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (2000/812)

Mistä tiedot saadaan? 

Opiskelijan ja huoltajien perustiedot tuodaan kaupungin käyttämään asiakasrekisterijärjestelmään joko sähköisen hakemuksen kautta tai keskitetysti kansallisesta väestötietojärjestelmästä.  

Lisäksi muuta tietoa kertyy seuraavista lähteistä: 

  • Opiskelijalta itseltään 
  • Opiskelijan huoltajat  
  • Yksikön henkilöstö  
  • Opiskelijan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio  
  • Kaarinan kaupungin väestötiedot  
  • Viranhaltijan päätöspöytäkirjat 
Miten pitkään tietoja säilytetään? 

Henkilötietojen säilytys oppilashallintojärjestelmässä toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti sekä noudattaen voimassa olevaa lainsäädäntöä. 

Tarkempi erittely Kaarinan kaupungin lukiokoulutuksen asiakirjojen säilytysajoista löytyy Kaarinan kaupungin verkkosivuilta (linkki)  

Kenelle tietoja luovutetaan?

Huoltajan tai opiskelijan suostumuksella tietoja annetaan kouluun tms. viranomaiselle.  

Ilman huoltajan suostumusta opiskeluhuollon edustajille saa luovuttaa tietoja seuraavasti:  

  • Koulu- ja opiskeluterveydenhuoltoon saa luovuttaa   
  • opiskelijan nimen, syntymäajan sekä luokka- tai ryhmätiedot opiskelijan yksilöintiä ja terveystarkastusten järjestämistä varten, sekä   
  • opiskelijan huoltajan nimen, yhteystiedot ja tiedonsaantioikeudet, kun koulu- ja opiskeluterveydenhuollosta on tarve olla yhteydessä opiskelijan huoltajaan eikä tietoa löydy potilastietojärjestelmistä 
  • Kuraattoripalveluihin saa luovuttaa   
  • opiskelijan nimen ja syntymäajan sekä luokka- tai ryhmätiedon opiskelijan yksilöintiä varten ja sen tarkistamiseksi, onko opiskelijalla oikeus saada kuraattoripalveluita, sekä  
  • opiskelijan huoltajan nimen, yhteystiedot ja tiedonsaantioikeudet, kun kuraattorilla on tarve olla yhteydessä opiskelijan huoltajaan eikä tietoa löydy asiakastietojärjestelmistä  
  • Luovutus edellyttää, että opiskelijan asia on tullut kuraattorille hoidettavaksi. 
  • Psykologipalveluihin saa luovuttaa ilman suostumusta  
  • opiskelijan nimen ja syntymäajan sekä luokka- tai ryhmätiedot opiskelijan yksilöintiä varten ja sen tarkistamiseksi, onko opiskelijalla oikeus saada psykologipalveluita, sekä  
  • opiskelijan huoltajan nimen, yhteystiedot ja tiedonsaantioikeudet, kun psykologilla on tarve olla yhteydessä opiskelijan huoltajaan eikä tietoa löydy potilastietojärjestelmistä  
  • Luovutus edellyttää, että opiskelija on psykologin asiakkaana 

Opetushallituksen kansallinen opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu KOSKI sisältää opetuksen ja koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon tallennetut tiedot oppijoiden yksittäisistä opiskeluoikeuksista, opintosuorituksista sekä suoritetuista tutkinnoista.  

Opiskelijoiden ja henkilöstön tunnistetiedot siirretään opetuksen IT-ympäristöjen käyttövaltuushallinnan rekisteriin. 

Luovutetaanko tietoja EU-alueen ulkopuolelle? 

Kun henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukainen tietoturvan ja tietosuojan taso määritellään sopimuksessa. 

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tällöin siirron pitää täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset. 

Microsoft O365 ja Google Workspace for Education ovat palveluja/järjestelmiä, joissa henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu Euroopan komission 10.7.2023 hyväksymään päätökseen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Yhdysvaltalaiset yritykset, joille tietoja siirretään ovat sertifioituneita yrityksiä, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen kesken sovittuihin suojatoimiin. 

Google käyttää Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita datansiirroissaan tarvittaessa sekä silloin, kun päätös suojan riittävyydestä ei koske siirtoja. Google tarkentaa asiaa myös lisäsopimuslausekkeella. 

Microsoft tarkentaa henkilötietojen siirtoa myös omilla Microsoftin sopimusehdoillaan. 

Applen osalta henkilötietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle perustuu Applen palvelujen sopimusehtoihin ja Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin. 

Poikkeukset rekisteröityjen oikeuksille  

Tietojen käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen perusteella, joten mahdollisuutta poistaa tietoja rajoittavat kaupungin lakisääteiset velvoitteet. 

Jaa