Perusopetuksen asiakasrekisteri
- Keneen voi ottaa yhteyttä?
Vastuutaho on sivistyslautakunta.
Ensiyhteys: kirjaamo@kaarina.fi
Tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@kaarina.fi
- Keiden henkilötietoja käsitellään?
Käsittelemme perusopetuksessa olevan oppijan (esikoulu, alakoulu, yläkoulu), hänen huoltajiensa sekä työntekijöiden tietoja.
- Miksi käsittelemme henkilötietoja?
Käsittelemme tietoja oppijan perusopetus- ja iltapäivätoiminnan järjestämiseksi, hallitsemiseksi, valvomiseksi ja asiakasmaksujen keräämiseksi. Tiedot ovat tarpeen myös erilaisten tukitoimien järjestämiseksi.
- Mitä tietoja käsitellään?
Esi- ja perusopetuksessa rekisterissä käsitellään lasten, huoltajien ja työntekijöiden yksilöinti- ja yhteystietoja.
Oppilaista käsitellään perusopetuksessa seuraavia tietoja
- Nimi ja osoite
- Mahdollisesti puhelinnumero
- Iltapäivätoiminnan päätös
- Lapsi- ja oppilaskohtainen tuen päätös
- Erityisen tuen päätös
- Koulukuljetuspäätös
- Kurinpidollisen menettelyn kirjaukset
- Opiskeluhuoltokertomus
- Opiskelun arviointitiedot
- Oppilaskohtaisen tuen toteuttamista koskeva suunnitelma
- Henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma
- Oppimissuunnitelma
- Pedagoginen arvio ja selvitys
- Poissaolot ja tuntimerkinnät
- Opiskeluun hakeutuminen, opintoihin liittyvät päätökset, arviointitiedot ja todistukset liitteineen, opiskelutiedot ja suoritukset eli arvosanatiedot, opiskelijan päivittäiset läsnä- ja poissaolotiedot sekä muu opetuksen toteuttamiseen liittyvä tieto
- Luvanvaraiset toiminnot: tietojen luovutuslupa, valokuvan julkaisulupa, koulutöiden julkaisulupa, uskonnollisiin tilaisuuksiin osallistuminen,
Lapsista käsitellään esiopetuksessa seuraavia tietoja
- Henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma, tai 1.8.2025 jälkeen tehtäessä lapsikohtaisen tuen toteuttamista koskeva suunnitelma, joka sisältää lapsikohtaisen tuen tarpeen arvioinnin.
- Nimi ja osoite
- Mahdollisesti puhelinnumero
- Lapsikohtaisen tuen tarpeen arviointi (sisältyy alla olevaan)
- Lapsikohtaisen tuen toteuttamista koskeva suunnitelma
- Erityisen tuen päätös tai 1.8.2025 jälkeen tehtäessä tukea koskeva päätös.
- Kuljetuspäätös
- Opiskeluhuoltokertomus
- Oppimissuunnitelma tai 1.8.2025 jälkeen tehtäessä lapsikohtaisen tuen toteuttamista koskeva suunnitelma, joka sisältää lapsikohtaisen tuen tarpeen arvioinnin.
- Pedagoginen arvio ja selvitys tai 1.8.2025 jälkeen tehtäessä lapsikohtaisen tuen toteuttamista koskeva suunnitelma, joka sisältää lapsikohtaisen tuen tarpeen arvioinnin.
- Poissaolot
- Muu opetuksen toteuttamiseen liittyvä tieto
- Luvanvaraiset toiminnot: tietojen luovutuslupa, valokuvan julkaisulupa, uskonnollisiin tilaisuuksiin osallistuminen
Erityisiä henkilöryhmiä koskevina tietoina käsitellään uskonnollista tai filosofista vakaumusta (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c kohta).
Kaarinan kaupungin ohjeistuksen mukaisesti terveystietoja ei kerätä eikä käsitellä. Poikkeuksena tästä on opiskeluhuoltokertomus, johon tehtävistä kirjauksista saattaa käydä ilmi esim. oppijan asiakkuus terveydenhuollon palveluissa.
Huoltajia koskevien tietojen käsittely esi- ja perusopetuksessa:
- Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Henkilötunnus
Työntekijöitä koskien tietojen käsittely esi- ja perusopetuksessa:
- Nimi, puhelinnumero, hetu, sukupuoli, osoite ja sähköpostiosoite
- Opetustehtävä / työtehtävä, toimenkuva sekä tehtävänimike
- Virka- ja työsuhdetiedot sekä tutkinto
Henkilötietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin profilointi mukaan lukien.
- Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?
Käsittelyn oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti Kaarinan kaupungin lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai julkisen vallan käyttäminen (TsA 6 art 1-kohta c ja e).
Tietojen käsittelyä edellyttävät ja ohjaavat:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
- Tietosuojalaki
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
- Perusopetuslaki (628/1998)
- Perusopetusasetus (852/1998)
- Valtioneuvoston asetus perusopetuslaissa tarkoitetun opetuksen valtakunnallisista tavoitteista ja perusopetuksen tuntijaosta (422/2012)
- Valtioneuvoston asetus perusopetuslaissa tarkoitetun opetuksen valtakunnallisista tavoitteista ja perusopetuksen tuntijaosta (1435/2001)
- Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
- Laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain muuttamisesta L 532/2017 sekä
- niiden nojalla annetuissa asetuksissa ja määräyksissä
- Hallintolaki L 434/2003
- Opintotukilaki L 65/1994
- Nuorisolaki L 1285/2016
- Maksuihin taloudelliseen tukeen ja palveluihin liittyvät säädökset
- Perusopetuslaki (628/1998)
- Lastensuojelulaki (417/2007)
- Mistä tiedot saadaan?
Oppijan ja perheen perustiedot tuodaan kaupungin käyttämään asiakasrekisterijärjestelmään joko sähköisen hakemuksen kautta tai keskitetysti kansallisesta väestötietojärjestelmästä.
Lisäksi muuta tietoa kertyy seuraavista lähteistä:
- oppijalta itseltään
- oppijan huoltajat
- yksikön henkilöstö
- Oppijan esiopetuksen tai koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio
- aiemmalta opetuksen järjestäjältä tuleva informaatio oppijan muuttaessa tai siirtyvä informaatio siirryttäessä esiopetuksen toimipaikasta toiseen tai varhaiskasvatuksesta esiopetukseen
- Kaarinan kaupungin väestötiedot
- viranhaltijan päätöspöytäkirja
- Miten pitkään tietoja säilytetään?
Henkilötietojen säilytys oppilashallintojärjestelmässä toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti sekä noudattaen voimassa olevaa lainsäädäntöä.
Tarkempi erittely Kaarinan kaupungin esi- ja perusopetuksen asiakirjojen säilytysajoista löytyy Kaarinan kaupungin verkkosivuilta
- Kenelle tietoja luovutetaan?
Huoltajan suostumuksella tietoja annetaan kouluun tms. viranomaiselle.
Ilman huoltajan suostumusta opiskeluhuollon edustajille saa luovuttaa tietoja seuraavasti:
- Koulu- ja opiskeluterveydenhuoltoon saa luovuttaa
- oppijan nimen, syntymäajan sekä luokka- tai ryhmätiedot opiskelijan yksilöintiä ja terveystarkastusten järjestämistä varten, sekä
- oppijan huoltajan nimen, yhteystiedot ja tiedonsaantioikeudet, kun koulu- ja opiskeluterveydenhuollosta on tarve olla yhteydessä oppijan huoltajaan eikä tietoa löydy potilastietojärjestelmistä
- Kuraattoripalveluihin saa luovuttaa
- oppijan nimen ja syntymäajan sekä luokka- tai ryhmätiedon oppijan yksilöintiä varten ja sen tarkistamiseksi, onko oppijalla oikeus saada kuraattoripalveluita, sekä
- oppijan huoltajan nimen, yhteystiedot ja tiedonsaantioikeudet, kun kuraattorilla on tarve olla yhteydessä oppijan huoltajaan eikä tietoa löydy asiakastietojärjestelmistä
- Luovutus edellyttää, että oppijan asia on tullut kuraattorille hoidettavaksi.
- Psykologipalveluihin saa luovuttaa ilman suostumusta
- oppijan nimen ja syntymäajan sekä luokka- tai ryhmätiedot oppijan yksilöintiä varten ja sen tarkistamiseksi, onko oppijan oikeus saada psykologipalveluita, sekä
- oppijan huoltajan nimen, yhteystiedot ja tiedonsaantioikeudet, kun psykologilla on tarve olla yhteydessä oppijan huoltajaan eikä tietoa löydy potilastietojärjestelmistä
- Luovutus edellyttää, että oppijan on psykologin asiakkaana
Opetushallituksen kansallinen opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu KOSKI sisältää opetuksen ja koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon tallennetut tiedot oppijoiden yksittäisistä opiskeluoikeuksista, opintosuorituksista sekä suoritetuista tutkinnoista.
Liikuntapalveluille, joka järjestää uinninopetuksen, luovutetaan opetussuunnitelman mukaisen uinninopetuksen järjestämiseksi tarvittavat tiedot (sukunimi, etunimet; koulu, ryhmä/luokka).
Oppijoiden ja henkilöstön tunnistetiedot siirretään opetuksen it-ympäristöjen käyttövaltuushallinnan rekisteriin.
- Luovutetaanko tietoja EU-alueen ulkopuolelle?
Kun henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukainen tietoturvan ja tietosuojan taso määritellään sopimuksessa.
Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tällöin siirron pitää täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset.
Microsoft O365 ja Google Workspace for Education ovat palveluja/järjestelmiä, joissa henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu Euroopan komission 10.7.2023 hyväksymään päätökseen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Yhdysvaltalaiset yritykset, joille tietoja siirretään ovat sertifioituneita yrityksiä, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen kesken sovittuihin suojatoimiin.
Google käyttää Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita datansiirroissaan tarvittaessa sekä silloin, kun päätös suojan riittävyydestä ei koske siirtoja. Google tarkentaa asiaa myös lisäsopimuslausekkeella.
Microsoft tarkentaa henkilötietojen siirtoa myös omilla Microsoftin sopimusehdoillaan.
Applen osalta henkilötietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle perustuu Applen palvelujen sopimusehtoihin ja Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin.
- Poikkeukset rekisteröityjen oikeuksille
Tietojen käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen perusteella, joten mahdollisuutta poistaa tietoja rajoittavat kaupungin lakisääteiset velvoitteet.