Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri
- Keneen voi ottaa yhteyttä?
Vastuutaho on sivistyslautakunta.
Ensiyhteys: kirjaamo@kaarina.fi
Tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@kaarina.fi
- Keiden henkilötietoja käsitellään?
Käsittelemme varhaiskasvatuksessa olevan lapsen, hänen huoltajiensa sekä samassa taloudessa asuvien henkilöiden sekä työntekijöiden tietoja.
- Miksi käsittelemme henkilötietoja?
Käsittelemme tietoja lapsen varhaiskasvatuksen ja avoimen varhaiskasvatuksen kuten kerhojen ja leikkipuistotoiminnan järjestämiseksi ja asiakasmaksujen keräämiseksi.
Tiedot ovat tarpeen myös erilaisten tukitoimien järjestämiseksi.- Mitä tietoja käsitellään?
Varhaiskasvatuksessa rekisteriin tallentuu lasten, huoltajien sekä samassa taloudessa asuvien henkilöiden ja varhaiskasvatuksen työntekijöiden yksilöinti- ja yhteystietoja.
Myös tiedot hakemuksista ja päätöksistä, maksu- ja palvelusetelipäätös sekä niihin liittyviä tulotietoja, lapsen läsnä- ja poissaolotietoja, varhaiskasvatussuunnitelma, pedagogisia asiakirjoja ja tarvittaessa varhaiserityiskasvatuksen tietoja kertyy rekisteriin.
Erityisiä henkilötietoja (ns. arkaluonteisia henkilötietoja) ovat tukitoimien järjestämiseksi välttämättömät terveystiedot ja tiedot erikoisruokavaliosta.
- Mikä on käsittelyn lainmukainen peruste?
Kaupungin on järjestettävä varhaiskasvatuslaissa (540/2018) säädettyä varhaiskasvatusta siinä laajuudessa ja sellaisin toimintamuodoin kuin kunnassa esiintyvä tarve edellyttää.
Tietojen käsittelyä edellyttävät ja ohjaavat myös:
- Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Asetus lasten päivähoidosta (239/1973)
- Perusopetuslaki (628/1998)
- Mistä tiedot saadaan?
Oppijan ja perheen perustiedot tuodaan kaupungin käyttämään asiakasrekisterijärjestelmään joko sähköisen hakemuksen kautta tai keskitetysti kansallisesta väestötietojärjestelmästä.
Lisäksi muuta tietoa kertyy seuraavista lähteistä:
- oppijalta itseltään
- oppijan huoltajat
- yksikön henkilöstö
- Oppijan esiopetuksen tai koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio
- aiemmalta opetuksen järjestäjältä tuleva informaatio oppijan muuttaessa tai siirtyvä informaatio siirryttäessä esiopetuksen toimipaikasta toiseen tai varhaiskasvatuksesta esiopetukseen
- Kaarinan kaupungin väestötiedot
- viranhaltijan päätöspöytäkirja
- Miten pitkään tietoja säilytetään?
Tietojen säilyttämistä, arkistointia ja hävittämistä ohjataan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmalla ja arkistonmuodostussuunnitelmalla.
Tarkempi erittely Kaarinan kaupungin varhaiskasvatuksen asiakirjojen säilytysajoista löytyy täältä.
- Kenelle tietoja luovutetaan?
Varhaiskasvatuksessa tietoja luovutetaan Kansaneläkelaitokselle.
Huoltajan suostumuksella tietoja annetaan kouluun, neuvolaan tms. viranomaiselle. Varhaiskasvatuslaki sallii tietojen luovuttamisen, jos se on välttämätöntä varhaiskasvatuksen järjestämiseksi, tuottamiseksi tai tuen arvioinniksi.
Varhaiskasvatuksen kansalliseen tietovarantoon (Varda) kerätään tiedot varhaiskasvatuksessa olevista lapsista ja heidän huoltajistaan, toimipaikoista, maksupäätöksistä, varhaiskasvatuksen henkilöstöstä ja varhaiskasvatuksessa annettavasta tuesta
- Luovutetaanko tietoja EU-alueen ulkopuolelle?
Kun henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Kaarinan kaupungin lukuun, asianmukainen tietoturvan ja tietosuojan taso määritellään sopimuksessa.
Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tällöin siirron pitää täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset.
Microsoft O365 ja Google Workspace for Education ovat palveluja/järjestelmiä, joissa henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu Euroopan komission 10.7.2023 hyväksymään päätökseen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Yhdysvaltalaiset yritykset, joille tietoja siirretään ovat sertifioituneita yrityksiä, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen kesken sovittuihin suojatoimiin.
Google käyttää Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita datansiirroissaan tarvittaessa sekä silloin, kun päätös suojan riittävyydestä ei koske siirtoja. Google tarkentaa asiaa myös lisäsopimuslausekkeella.
Microsoft tarkentaa henkilötietojen siirtoa myös omilla Microsoftin sopimusehdoillaan.
Applen osalta henkilötietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle perustuu Applen palvelujen sopimusehtoihin ja Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin.
- Poikkeukset rekisteröityjen oikeuksille
Tietojen käsittely tapahtuu lakisääteisen velvoitteen perusteella, joten mahdollisuutta poistaa tietoja rajoittavat kaupungin lakisääteiset velvoitteet.