Palvelujen ja toimintojen tietovarannot

Henkilöstötietovaranto

Henkilöstötietovarantoa käytetään työ- tai virkasuhteessa olevien tai muulla tavoin toimeksiantosuhteessa olevien henkilöiden ja heihin liittyvien tietojen tallentamiseen palvelus- tai toimeksiantosuhteen elinkaaren eri vaiheissa. Tietovarantoon tallennetaan myös tietoja kaupungin työnhakijoista ja kaupungista työnantajana kiinnostuneista.

Tietovarannon tietoja käytetään henkilöstöhallinnon toteuttamiseen, työhakemusten käsittelyyn, työnantajana toimimiseen, työajan seurantaan, käyttöoikeuksien hallintaan, työterveyshuollon järjestämiseen sekä mm. työsuojeluun ja työturvallisuuden seurantaan ja kehittämiseen.

Keskeiset rekisterit ja tietoaineistot

• Palkanlaskenta- ja hr-järjestelmän rekisteri
• Työajanseurantarekisteri
• Työturvallisuusohjelman rekisteri
• Rekrytointijärjestelmän rekisteri

Tietojärjestelmät

• Rekrytointijärjestelmä
• Henkilöstötietojärjestelmä
• Työturvallisuusjärjestelmä
• Työajanseurantajärjestelmä

Hakutekijät tiedonhakua varten: nimi, hetu, työyksikkö, vastuualue, palvelualue, esimies, hitu, palkka, vakanssi, ammattinimike, tehtävä.

Tietopyynnön yhteystiedot: henkilöstöjohtaja Maija Hanhiala, maija.hanhiala(at)kaarina.fi, puh. 050 373 2652.

Tiedon antamisesta päättävä viranomainen: hallintojohtaja Päivi Antola, etunimi.sukunimi(at)kaarina.fi, puh. 02 588 4105, 050 541 5160.

Tietoaineistojen saatavuus rajapinnan kautta

Tilikunnan järjestelmistä tietoa luovutetaan verohallinnon tuloverorekisteriin.

Asiakastietovaranto

Asiakastietovaranto sisältää kaupungin yhteiskäytössä olevat henkilötietoa sisältävät rekisterit, joilla ylläpidetään sidosryhmien ja asiakkuuksien hallintaa. Asianhallintaan ja päätöksentekoon liittyvistä asiakkuuksista tietoa ylläpidetään asianhallintajärjestelmällä.

Luottamushenkilörekisterillä ylläpidetään kaupungin luottamustoimien hoitamiseen liittyvää henkilötietoa. Sidonnaisuusrekisterin avulla luottamushenkilöt ja virkamiehet ilmoittavat sidonnaisuuksista. Tapahtumien hallintaa ja asiakkuuksien hoitamista toteutetaan tapahtumahallintajärjestelmällä. Järjestö- ja yhdistysrekisterissä on tietoa yhdistysten yhteyshenkilöistä, joille kaupunki tiedottaa mm. avustuksista, tiloista ja tapahtumista. Kaupunginarkiston asiakasrekisteriä ylläpidetään kaupunginarkiston tietopalvelun toteuttamiseksi.

Keskeiset rekisterit, tietojärjestelmät ja tietoaineistot

• Asianhallintajärjestelmä (katso kaupungin asiarekisteri)
• Luottamushenkilörekisteri (tietokanta)
• Tapahtumahallintajärjestelmä
• Järjestö- ja yhdistysrekisteri
• Kaupunginarkiston asiakasrekisteri (excel)
• Sopimusten hallintarekisteri (excel)
• Sidonnaisuusilmoituspalvelu (kansallinen järjestelmä)
• Viestinnän asiakasrekisteri
• Vaaleja koskevat rekisterit ja asiakirjat

Tietopyynnöt:

• kirjaamo@kaarina.fi
• PL 12, 20781 Kaarina
• puh. 050 302 6151

Hakutekijät tiedonhakua varten: nimi, hetu, tehtävä, tapahtuma, päivämäärä

Tiedon antamisesta päättävä viranomainen: hallintojohtaja Päivi Antola, etunimi.sukunimi(at)kaarina.fi, puh. 02 588 4105, 050 541 5160.

Tiedon luovuttaminen rajapinnan kautta

Tietoja on mahdollista luovuttaa sidonnaisuusrekisteristä. 

Viestinnän tietovaranto

Viestinnän tietovaranto kattaa sisäisen ja ulkoisen viestinnän, mm. verkkosivut, asiakasviestinnän, digiopastuksen (chatit), markkinointimateriaalin, uutiskirjeet, tiedotuksen, palautteiden käsittelyn.

Viestinnän tietovarannon ylläpitämisen tarkoituksena on toteuttaa Kaarinan kaupungin viestintään liittyviä palveluita ja materiaaleja. Viestinnällä kerrotaan kunnan asukkaille, henkilöstölle, järjestöille, järjestöille sekä muille sidosryhmille kunnan toimintaan liittyvistä palveluista sekä osallistetaan edellä mainittuja ryhmiä kunnan toimintaan. Palautepalvelulla ylläpidetään asiakaspalautteisiin vastaamista. Katso kanslia- ja viestintäpalveluiden asiakastietovaranto.

Keskeiset rekisterit ja tietoaineistot

• Kaupungin verkkosivut
• Kaupungin Intranet
• Palautepalvelu verkkosivulla
• Viestinnän valokuva-aineistot
• Tietojärjestelmät
• Verkkopalvelun tietojärjestelmä
• Intrajärjestelmä

Tietopyynnöt:

• kirjaamo@kaarina.fi
• PL 12, 20781 Kaarina
• puh. 050 302 6151

Hakutekijät tiedonhakua varten: nimi, ajankohta, paikka

Tiedon antamisesta päättävä viranomainen: hallintojohtaja Päivi Antola, etunimi.sukunimi(at)kaarina.fi, puh. 02 588 4105, 050 541 5160.

Tietoaineistojen saatavuus rajapinnan kautta

Tietoa julkaistaan kaupungin verkkopalvelussa. Teknisen rajapinnan kautta tietoa ei ole mahdollista luovuttaa viranomaisille. 

Tiedonhallinnan tietovaranto

Kaupungin yhteiskäytössä oleva tiedonhallinnan tietovaranto sisältää asiakirjatietojen elinkaarihallinnan ja arkistohallinnan ylläpitotoiminnot. Tiedonhallinnan tietovarannon avulla hallitaan kaupungin analogisia ja sähköisiä asiakirjatietoja, niiden saatavuutta, käytettävyyttä, ja ohjataan tietojen säilyttämisestä, arkistointia ja hävittämistä.

Keskeiset rekisterit ja tietoaineistot

• Kaupunginarkiston arkistokokoelmat
• Arkistonhallintarekisterit
• Tiedon elinkaarihallinnan suunnitelmat (tos, ams)

Tietojärjestelmät

• Arkistonhallintajärjestelmä
• Tiedonohjausjärjestelmä

Tietopyynnöt:

Kaarinan kaupunginarkisto

• PL 12, 20781 Kaarina
• kaupunginarkisto@kaarina.fi
• puh. 050 3140929, 046 9216631

Hakutekijät tiedonhakua varten: arkistonmuodostaja, toimija, tehtävä, henkilön nimi, asiakirjan nimi, ajankohta, arkistotunnus, tehtäväluokka.

Tiedon antamisesta päättävä viranomainen: hallintojohtaja Päivi Antola, etunimi.sukunimi(at)kaarina.fi, puh. 02 588 4105, 050 541 5160.

Tietoaineistojen saatavuus rajapinnan kautta

Teknisen rajapinnan kautta tietoa ei ole mahdollista luovuttaa viranomaisille.

Taloushallinnon tietovarannot

• Asiakasrekisteri
• Toimittajarekisteri
• Talouden tietovaranto
• Hankintojen tietovaranto

Keskeiset rekisterit ja tietoaineistot

• Asiakasrekisteri kaupungin asukkaat
• Asiakasrekisteri kaupungin muut asiakkaat (yritykset ja muut yhteisöt, muut kunnat ja kuntayhtymät)
• Toimittajarekisteri kaupungin tavara- ja palveluhankinnat
• Talouden tietovaranto (kaupungin tilinpäätökset, talousarviot, talouden raportit, kirjanpitoaineisto)
• Hankintojen tietovaranto (kilpailutusasiakirjat)

Tietojärjestelmät

• Taloushallinnon ohjelma (kaupungin kirjanpito, reskontrat, ostolaskut, myyntilaskut, käyttöomaisuus, kaupungin myyntilaskutus, ostolaskujen tarkastus ja hyväksyntä, palvelukeskuksen toiminta)
• Maksuliikenneohjelma, kaupungin maksuliikenteen hoitaminen pankkien kanssa
• Hankintojen kilpailutusjärjestelmä, hankintojen kilpailuttaminen ja dokumentointi

Hakutekijät tiedonhakua varten: hetu, y-tunnus, toimittajanumero, asiakasnumero, tapahtumanumero.

Tietopyynnön yhteystiedot: talousjohtaja Sinikka Sinervuo-Koskinen, sinikka.sinervuo-koskinen(at)kaarina.fi, puh. 050 373 9116.

Tiedon antamisesta päättävä viranomainen: hallintojohtaja Päivi Antola, etunimi.sukunimi(at)kaarina.fi, puh. 02 588 4105, 050 541 5160.

• Käyttäjärekisteri
• Puhelutallennerekisteri

Tietojärjestelmät

• Käyttäjätietokanta ja käyttöoikeushallinnan juurihakemisto
• Puhelinliittymien käyttäjähakemisto; Telia VIP

Hakutekijät tiedonhakua varten: asiakas, puhelinnumero

Tietopyynnön yhteystiedot: tietohallintojohtaja Kari Hölsö, puh. 050 373 2550, kari.holso(at)kaarina.fi.

Tiedon antamisesta päättävä viranomainen: hallintojohtaja Päivi Antola, etunimi.sukunimi(at)kaarina.fi, puh. 02 588 4105, 050 541 5160.

Varhaiskasvatuksen tietovarantoon (Varda) kerätään tiedot varhaiskasvatuksessa olevista lapsista ja heidän huoltajistaan, toimipaikoista sekä varhaiskasvatuksen henkilöstöstä. Vardaan tallennettua tietoa voidaan hyödyntää niin kunnallisessa kuin valtakunnallisessa kehittämisessä ja päätöksenteossa. 

Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda