Tietopyynnöt ja asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvaus on tämä verkkosivu, jota parhaillaan luet. Sivun tarkoituksena on kertoa sinulle millaista tietoa Kaarinan kaupungilla on. Mikäli haluat pyytää tietoa itsellesi eli tehdä tietopyynnön tämä sivu auttaa sinua myös siinä. 

Sinulla on laissa määriteltyjä oikeuksia saada tietoa Kaarinan kaupungin käsittelemistä asioista sekä erilaisista viranomaisen asiakirjoista:

• Sinulla on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. Pyyntöä ei tarvitse perustella ja sen voi tehdä nimettömästi, mikäli asiakirjassa ei ole henkilötietoja.
• Sinulla on oikeus saada tieto itseäsi koskevasta asiakirjasta.
• Sinulla voi joissain tapauksissa olla oikeus saada tietoa myös asiakirjasta, joka ei ole julkinen. Esimerkiksi jos käsiteltävässä asiassa on kyse oikeuttasi, etuasi tai velvollisuuttasi koskevasta tilanteesta.
• Pyytäessäsi salassa pidettävää asiakirjaa tai tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta sinun tulee ilmoittaa millaiseen käyttötarkoitukseen pyydät tietoja ja todistaa henkilöllisyytesi. 
• Lisätietoa omiin henkilötietoihisi liittyen löydät sivulta Tietosuoja | Kaarina

Kun teet tietopyynnön:

• Kerro mahdollisemman tarkasti mitä tietoa tarvitset. Tällöin tietopyyntöön voidaan vastata nopeammin.
• Tarvittaessa sinulta pyydetään lisätietoja ja autetaan tietopyynnön tekemisessä. 
• Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa. Jos pyyntö on laaja, tieto annetaan viimeistään kuukauden kuluessa.
• Tietopyynnön voi esittää suoraan tietyn palvelualueen vastuuhenkilölle tai Kirjaamo, josta se välitetään oikeaan paikkaan. Mikäli kyseessä on aiempia vuosia koskeva tieto, tietopyyntö osoitetaan Kaupunginarkisto. Vastuuhenkilöistä löydät lisätietoa tältä sivulta menemällä tämän sivun alkuun ja valitsemalla soveltuvan "Haluan tietoa..." linkin. 

Kaarinan kaupungin eri järjestelmistä tiedonhaku voi tapahtua eri tavoin. Tiedonhakuun vaikuttaa myös se, onko haluamasi tieto sähköisessä muodossa vai paperisena esimerkiksi arkistossa. Kaikki hakusanat eivät ole käytettävissä kaikissa järjestelmissä. Mahdollisia esimerkkejä hakusanoista ovat:

• asiakirjan nimi tai asian nimi
• asiannumero (diaarinumero)
• henkilön nimi (asukas tai päätöksentekijä)
• henkilötunnus
• asian käsittelyvaiheet ja tehdyt päätökset
• käsittelyprosessin tila (avoin tai suljettu)
• asian vireillepanija
• valmistelija
• päivämäärä

Tietovaranto

Tietovaranto on Kaarinan kaupungin toiminnassa syntyvistä ja käytettävistä tietoaineistoista muodostava kokonaisuus. Sitä käsitellään  tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. 

Tietojärjestelmä

Tietojärjestelmä on tiedon hallinnan väline, joka koostuu tiedoista, yhdestä tai useammasta tietojen hallinnan mahdollistavasta ohjelmasta sekä tietojenkäsittelylaitteista.

Kaupungin johdosta ja organisaatiosta löydät tietoa tältä sivulta.

Tarkastele viranhaltijapäätöksiä tältä sivulta.

Tarkastele esityslistoja ja pöytäkirjoja tältä sivulta. 

Mikäli niistä ei ole apua tarvitsemaasi tietoon, lue alla olevasta tekstistä lisää.

Kaupungin asiarekisteri

Asiarekisteri sisältää Kaarinan kaupungissa vireille olevat ja olleet asiat, asioiden käsittelyvaiheet ja näihin vaiheisiin liittyvät asiakirjat. Asian käsittelyllä tarkoitetaan Kaarinan kaupungin tehtäviin liittyvien asioiden lain mukaista ja järjestelmällistä hoitamista asian eri käsittelyvaiheissa. Asiarekisteriin kuuluu esimerkiksi Kaarinan kaupungille käsittelyyn saapuneet asiakirjat, viranhaltijapäätökset sekä pöytäkirjat, muutoksenhakuasiakirjat, tiedoksiannot ja kuulutukset. Tiedon antamisesta päättävä viranomainen on hallintojohtaja. Osoita tietopyyntösi Kirjaamo | Kaarina

Asiakastietovaranto

Asiakastietovaranto sisältää kaupungin käytössä olevat henkilötietoa sisältävät rekisterit, joilla ylläpidetään asiakkuuksien ja sidosryhmien hallintaa. Tiedon antamisesta päättävä viranomainen on hallintojohtaja. Osoita tietopyyntösi Kirjaamo | Kaarina

Viestinnän tietovaranto

Viestinnän tietovaranto kattaa sisäisen ja ulkoisen viestinnän. Viestinnällä kerrotaan kunnan asukkaille, henkilöstölle sekä sidosryhmille kunnan toimintaan liittyvistä palveluista sekä kannustetaan mukaan Kaarinan toimintaan. Tietovarantoon kuuluvat esimerkiksi Kaarinan verkkosivut ja niillä oleva palautepalvelu, jonka löydät sivun alalaidasta kohdasta "Palaute" sekä viestinnän valokuva-aineistot. Tiedon antamisesta päättävä viranomainen on hallintojohtaja. Osoita tietopyyntösi Kirjaamo | Kaarina

Tiedonhallinnan tietovaranto

Tiedonhallinnan tietovarannon avulla hallitaan kaupungin analogisia ja sähköisiä asiakirjatietoja, niiden saatavuutta, käytettävyyttä, ja ohjataan tietojen säilyttämisestä, arkistointia ja hävittämistä. Tiedon antamisesta päättävä viranomainen on hallintojohtaja. Osoita tietopyyntösi Kaarinan kaupunginarkisto | Kaarina

Tietohallinnon tietovaranto

Tietohallinnon tietovarantoon kuuluvat käyttäjärekisteri, käyttöoikeuksienhallinta ja puhelutallennerekisteri sekä puhelinliittymien käyttäjähakemisto. Tiedon antamisesta päättävä viranomainen on hallintojohtaja. Osoita tietopyyntösi: tietohallintojohtaja Kari Hölsö, puh. 050 373 2550, kari.holso@kaarina.fi.

Henkilöstötietovaranto

Tietovarannon tietoja käytetään henkilöstöhallinnon toteuttamiseen, työhakemusten käsittelyyn, työnantajana toimimiseen, työajan seurantaan, käyttöoikeuksien hallintaan, työterveyshuollon järjestämiseen sekä mm. työsuojeluun ja työturvallisuuden seurantaan ja kehittämiseen. Tiedon antamisesta päättävä viranomainen on hallintojohtaja. Osoita tietopyyntösi: henkilöstöjohtaja Maija Hanhiala, maija.hanhiala@kaarina.fi, puh. 050 373 2652.

Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda kokoaa tiedot varhaiskasvatuksessa olevista lapsista ja heidän huoltajistaan, toimipaikoista sekä varhaiskasvatuksen henkilöstöstä. Vardaan tallennettua tietoa voidaan hyödyntää niin kunnallisessa kuin valtakunnallisessa kehittämisessä ja päätöksenteossa. 

Tietopyyntö, Kaupunkikehityspalvelut ja Tekniset palvelut 

Rakennusvalvonta

Talousarviota voit tarkastella tältä sivulta.

Tilinpäätöstä voit tarkastella tältä sivulta.

Taloushallinnon tietovarantoon kuuluu asiakasrekisteri kaupungin asukkaista, toimittajarekisteri kaupungin tavara- ja palveluhankinnoista, kaupungin tilinpäätökset, talousarviot, talouden raportit, kirjanpitoaineisto, kilpailutusasiakirjat. Tiedon antamisesta päättävä viranomainen on hallintojohtaja. Osoita tietopyyntösi: talousjohtaja Sinikka Sinervuo-Koskinen, sinikka.sinervuo-koskinen@kaarina.fi, puh. 050 373 9116.

 Mikäli kyseessä on aiempia vuosia koskeva tieto, tee tietopyyntö: Kaupunginarkisto

Siirry Varsinais-Suomen hyvinvointialueen tietopyynnöt sivulle, josta saat lisätietoa tietopyynnön tekemiseen.

Tietopyynnön voi esittää suoraan asiasta vastaavalle palvelualueelle tai toimittaa pyynnön Kirjaamo , josta se välitetään oikeaan paikkaan. Mikäli kyseessä on aiempia vuosia koskeva tieto, tietopyyntö osoitetaan Kaupunginarkisto.Vastuuhenkilöistä löydät lisätietoa tältä sivulta menemällä tämän sivun alkuun ja valitsemalla soveltuvan "Haluan tietoa..." linkin. 

Mistä löydän tietoa lainsäädännöstä?

• Tiedonhallintalaki eli Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019 Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019 - Säädökset alkuperäisinä - FINLEX ®
• Julkisuuslaki eli Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 - Ajantasainen lainsäädäntö - FINLEX ® 

Tiedon luovuttaminen rajapinnan kautta

• Tietoja on mahdollista luovuttaa sidonnaisuusrekisteristä. 
• Tilikunnan järjestelmistä tietoa luovutetaan verohallinnon tuloverorekisteriin.
• Viestinnän tietoja julkaistaan kaupungin verkkopalvelussa. Teknisen rajapinnan kautta tietoa ei ole mahdollista luovuttaa viranomaisille.
• Tiedonhallinnan tietovarannosta teknisen rajapinnan kautta tietoa ei ole mahdollista luovuttaa viranomaisille.
• Asiarekisteristä tietoja julkaistaan kaupungin verkkopalveluun ja luottamushenkilöportaaliin.

Hallintojohtaja:

• Päivi Antola,
• paivi.antola@kaarina.fi
• puh. 02 588 4105 tai 050 541 5160.