Henkilötietojen käsittelyn informointi

Seuraavasta löydät yleisimpiä kysymyksiä ja vastauksia henkilötietojen käsittelyn periaatteista varhaiskasvatuksessa, perusopetuksessa ja lukiossa.

Yleistä

  1. Miksi tietoja säilytetään sähköisissä järjestelmissä? 
    1. Sähköiset järjestelmät tuovat tehokkuutta asioiden käsittelyyn ja tiedonhallintaan sekä arkistointiin. 
  2. Voinko tarkistaa mitä tietoja lapsestani tai itsestäni on tallennettu? 
    1. Jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja. 
  3. Mihin asioihin kysytään huoltajalta lupaa? 
    1. Huoltajan lupaa kysytään lapsen kuvaamiseen ja kuvien jakamiseen/näkymiseen liittyen 
  4. Voiko suostumukseni peruuttaa? 
    1. Edellä mainittujen luvanvaraisten asioiden osalta huoltaja voi peruuttaa lupansa. 
  5. Annetaanko lapseni tietoja muille? 
    1. Varhaiskasvatuksessa tietoja annetaan Kansaneläkelaitokseen. Huoltajan suostumuksella tietoja annetaan kouluun, neuvolaan tms. viranomaiselle. 
    2. Perusopetuksessa tietoja annetaan hammas- ja kouluterveydenhuoltoon, kansalliseen Opintopolku-palveluun sekä Koski-palveluun. Oppilaan siirtyessä toisen opetuksen- tai koulutuksenjärjestäjän järjestämään opetukseen tai toimintaan toimitetaan uudelle opetuksen tai koulutuksenjärjestäjälle järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot 
  6. Jos haluan vastustaa lapseni tietojen käsittelyä, miten voin toimia? 
    1. Silloin kun henkilötietojesi käsittely ei perustu lakisääteisen velvoitteen hoitamiseen, sinulla on halutessasi oikeus vastustaa sitä. 
  7. Käytetäänkö lapseni tietojen osalta profilointia ja automaattista päätöksentekoa?  
    1. Automaattista päätöksentekoa tapahtuu varhaiskasvatuksessa laskutuksen osalta tulotietoihin perustuen. 

Henkilötietojen käsittely

  1. Kerääkö Kaarinan kaupunki henkilötietoja lapsestani ja huoltajasta, kun hän aloittaa päiväkodissa? Mistä tiedot saadaan? 
    1. Kyllä kerää. Lapsenne ja perheenne tiedot tuodaan kaupungin käyttämiin asiakasrekisterijärjestelmiin joko tekemänne sähköisen hakemuksen kautta tai keskitetysti kansallisesta väestötietojärjestelmästä.  
  2. Millaisia tietoja lapsestani tarvitaan? 
    1. Varhaiskasvatuksessa rekisteriin tallentuu lapsen ja huoltajien yhteystietoja, tiedot hakemuksista ja päätöksistä, maksupäätös sekä siihen liittyviä tulotietoja, lapsen läsnä- ja poissaolotietoja, varhaiskasvatussuunnitelma, pedagogisia asiakirjoja ja tarvittaessa varhaiserityiskasvatuksen tietoja. 
    2. Perusopetuksessa mukaan tulee arviointi- ja tuntimerkintätietoja, todistukset, poissaolot, oppilashuollon muistiot, koulukuljetuspäätökset, iltapäivätoiminnan päätökset ja kurinpidolliset kirjaukset, tiedot uskontokunnasta ja katsomusaineen opiskelusta, kuvien ja nimen julkaisuluvat, lapsen kuva Wilmassa (näkyy henkilöstölle)
    3. Lukiossa järjestelmään tallentuu lisäksi ylioppilaskirjoitusten osallistumis- ja maksutietoja. 
  3. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään eli mikä on tietojen alkuperä? 
    1. Lapsen ja perheen perustiedot tuodaan kaupungin käyttämään asiakasrekisterijärjestelmään joko sähköisen hakemuksen kautta tai keskitetysti kansallisesta väestötietojärjestelmästä. Lisäksi muuta tietoa kertyy seuraavista lähteistä:
      1. oppilas/opiskelija itse 
      2. oppilaan/opiskelijan huoltajat 
      3. koulun henkilöstö 
      4. oppilaan/opiskelijan koulunkäynnin järjestämiseen liittyvä dokumentaatio 
      5. Kaarinan kaupungin väestötiedot 
      6. viranhaltijan päätöspöytäkirjat 
  4. Miksi niitä tarvitaan? 
    1. Tarvitsemme tietoja lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi ja asiakasmaksujen keräämiseksi. Perusopetuksessa ja toisella asteella käytämme tietoja mm. viestintään ja voidaksemme täyttääksemme lakisääteisesti määritettyjä opetuksenjärjestäjän velvollisuuksia. 
  5. Kuka toimii rekisterinpitäjänä? 
    1. Kaarinan kaupunki toimii rekisterinpitäjänä. Kaupungin omien järjestelmien lisäksi valtakunnalliseen varhaiskasvatuksen tietovarantoon (Varda) kerätään tiedot varhaiskasvatuksessa olevista lapsista ja heidän huoltajistaan, toimipaikoista sekä varhaiskasvatuksen henkilöstöstä. Opetushallituksen lisäksi yhteisrekisterinpitäjiä Vardassa ovat varhaiskasvatustoimijat (kunnat, kuntayhtymät ja yksityiset palveluntuottajat). 
  6. Täytyykö minun antaa tietoja lapsestani? 
    1. Mikäli lapselle halutaan tarjota kunnallista päivähoitoa tai perusopetusta, on tiedot annettava. 
  7. Kuka tietoihin pääsee käsiksi? 
    1. Tietoja käsittelevät ja niitä voivat tarkastella vain henkilöt, joille tehtävänsä puolesta on tarpeellista päästä järjestelmiin. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan. 
  8. Miten varmistetaan, että oppilaiden käyttäjätieto pysyy turvassa? 
    1. Oppilashallintojärjestelmän palveluntarjoaja huolehtii tietojen teknisestä suojauksesta. Kaarinan sivistyspalvelut on tehnyt henkilötietojen käsittelysopimukset niiden palveluntarjoajien kanssa, joiden järjestelmiin oppilas kirjautuu opetusverkon tunnuksella. Kaupungin tietosuojapolitiikka sekä käyttäjänhallinta- ja käyttöoikeusohjeistukset ovat ajantasaiset, ja henkilöstöä koulutetaan tietoturvan ja tietosuojan osalta säännöllisesti. 
  9. Kuinka kauan tietoja tarvitaan? 
    1. Henkilötietojen säilytys oppilashallintojärjestelmässä toteutetaan Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelmien mukaisesti sekä noudattaen voimassa olevaa lainsäädäntöä. Opetusverkon tunnuksen käyttö estyy ja tili lakkaa toimimasta välittömästi, jos oppilaskortti arkistoidaan. Pilvipalveluista tiedot poistuvat 18 kk:n kuluttua. Tiedot kansallisista opetuksen palveluista poistuvat ko. palveluntarjoajien omien tiedonhallintasuunnitelmien mukaisesti. 
  10. Tallennetaanko lapsestani terveystietoja? 
    1. Terveystietoja ei tallenneta. Varsinais-Suomen hyvinvointialue käyttää terveystietojen tallentamiseen omia järjestelmiään. 
  11. Mistä saan lisätietoja? 
    1. Lisätietoja saat lähettämällä kysymyksesi säköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava at kaarina.fi 
  12. Jos muutamme Kaarinaan tai Kaarinasta pois, mitä tiedoille tapahtuu? 
    1. Osa tiedoista voidaan saada Kaarinaan edellisestä asuinkunnasta ja vastaavasti osa voidaan toimittaa Kaarinasta toiselle opetuksenjärjestäjälle. Tietojen säilymistä järjestelmissä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmilla ja arkistointisäännöillä. 

Sähköiset oppimisympäristöt ja verkkopalvelut 

  1. Mihin tietoja siirtyy? 
    1. Tietoja käsitellään ennalta määritellyissä oppimisen verkkopalveluissa, joihin oppilailla on mahdollisuus kirjautua opetusverkon tunnuksella. Ko. palveluntarjoajien kanssa on tehty henkilötietojen käsittelysopimukset, jotka erinäisin ehdoin velvoittavat toimijoita toimimaan vastuullisesti ja tietoturvallisesti. 
  2. Mitä ovat Kaarinassa käytettävät sähköiset oppimisympäristöt, joiden käyttö edellyttää kirjautumista? 
    1. Sähköisiä oppimisympäristöjä ovat 
      1. Suomalaiset sähköisten oppimateriaalikustantajien palvelut 
      2. Muut suomalaiset oppimisen verkkopalvelut 
      3. Kansainvälisten pilvipalveluyritysten oppimiseen suunnatut verkkopalvelut 
  3. Miten kirjautuminen eri palveluihin tapahtuu? 
    1. Perusopetuksessa oppilaalle muodostuu ns. opetusverkon tunnus, joka toimii samalla myös opetuksessa käytettävien verkkopalveluiden ja henkilökohtaisen iPadin käyttöönotossa tunnuksena. Opetusverkon tunnusta käytetään tietokoneille ja Wilmaan kirjautumisessa. Tunnuksen roolin myötä oppilaille määrittyy tiettyjä oikeuksia ja rooleja, joiden avulla määräytyy esim. käyttöoikeuksia, käyttäjätunnistusta ja sovelluslisenssejä. 
  4. Mitä verkkopalveluita oppilaalla on käytettävissä? 
    1. Opetusverkon tunnuksella kirjaudutaan kaikkiin opetuksen palveluihin, jotka edellyttävät kirjautumista. Suomalaisten palveluntarjoajien palveluihin (esim. sähköiset oppimateriaalit) kirjautuminen tapahtuu Opetushallituksen ylläpitämän tunnistuksenvälitysratkaisun (MPASSid) avulla. Myös kansainvälisiin pilvipalveluihin kirjautuminen tapahtuu opetusverkon tunnuksella. Google-kirjautuminen on sallittu vain hyvin rajalliseen määrään palveluita. Kaikkien muiden osalta kirjautuminen on oletuksena estetty. 
  5. Minkälaisia ehtoja tunnuksen käyttöön liittyy? 
    1. Opetusverkon tunnuksen käyttöehdot löytyvät seuraavasta linkistä Opetusverkon tunnuksen käyttöehdot  
  6. Käytetäänkö opetuksessa kansainvälisiä pilvipalveluita? 
    1. Kyllä käytetään. Oppilaan opetusverkon tunnus antaa myös pääsyn Googlen, Microsoftin ja Applen opetusta varten suunniteltuihin ympäristöihin. 
  7. Mitä tietoja oppilaasta menee pilvipalveluihin? 
    1. Nimi-, sähköpostiosoite, oppilaitos- ja luokkatieto, oppijaID sekä rooli. 

Opetuksen laatu ja tasapuolisuus 

  1. Miksi sähköisiä oppimisympäristöjä ja laitteita käytetään opetuksessa? 
    1. Sähköisiä oppimisympäristöjä, palveluita ja laitteita käytetään opetuksessa, jotta kansallisen opetuksen digitalisaation ja opetussuunnitelman asettamia tavoitteita digitaalisen osaamisen kehittämiseksi voidaan saavuttaa. 
  2. Voiko oppilas harjoitella digitaalisia taitoja ilman opetusverkon tunnusta? 
    1. Ilman opetusverkon tunnusta oppilas ei voi ottaa käyttöön henkilökohtaista oppimisen laitetta, hän ei pysty käyttämään opetuksen verkkopalveluita eikä edes koulun tietokonetta. Myös Wilman käyttöön oppilas tarvitsee tunnuksen. Oppilaan mahdollisuudet hyödyntää digitaalisia välineitä ja palveluita oppimisessa jäävät käytännössä olemattomiksi ilman tunnusta. 
  3. Miten toimin, jos en halua, että lapselleni muodostuu mitään tiliä? 
    1. Ole yhteydessä oppilaitokseen. 

Wilma 

  1. Mikä Wilma on? 
    1. Wilma on osa Visma InSchool -järjestelmää, jonka ydinohjelma on Visma InSchool Primus. Primus on kouluhallinnon kokonaisjärjestelmä, jolla hoidetaan oppilaitoksen, koulutoimiston tai tarvittaessa koko kunnan/kaupungin koulutoimi. Julkisuuslain näkökulmasta kaikkia muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia voidaan pitää Primuksen apu- tai työkaluohjelmina. Muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia ovat lukujärjestyksen suunnitteluohjelma Kurre sekä Primuksen ja Kurren yhteinen www-liittymä Wilma. Wilman näyttämät henkilötiedot tulevat Primuksen rekistereistä. Wilmalla ei ole omaa tietokantaa. Wilma helpottaa hallinnon organisoinnissa ja arvioinnissa sekä kodin ja koulun välisessä viestinnässä ja tiedonkulussa. 
  2. Onko Wilman käyttö pakollista? 
    1. Ei, mutta koulun ja vanhempien välisen viestinnän tehokkuuden ja myös tietoturvan vuoksi se on erittäin suositeltavaa. Jos et huoltajana halua käyttää Wilmaa, ole yhteydessä oppilaitokseen. 

Päätöksenteko 

  1. Kuka on päättänyt, että Kaarinassa käytetään digitaalisia oppimisympäristöjä, palveluita ja työvälineitä? 
    1. Digitaalisia oppimisympäristöjä, palveluita ja työvälineitä käytetään opetuksessa täyttääksemme kansallisen opetussuunnitelman perusteiden asettamia vaatimuksia ja varmistaaksemme, että kaikilla lapsilla on tasavertaiset mahdollisuudet harjoitella ja oppia digitaalisia taitoja. 
  2. Onko sähköisiä oppimisympäristöjä testattu mitenkään? 
    1. Kaikki opetuksessa käytettävät palvelut ja ympäristöt ovat tiukan kansainvälisen ja kansallisen sääntelyn alla. Opetuksessa käytettävät sovellukset ovat käyneet läpi tarkastusprosessin, jolla varmistetaan, että ne soveltuvat opetuskäyttöön.

Jaa