Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on avustaa asiakasta tietopyynnön tekemisessä antamalla yleiskuva siitä, mitä tietoa kaupungissa on. Tavoitteena on edistää tiedonsaantia viranomaisen asiakirjoista ja sellaisista tietoaineistoista, joista voidaan muodostaa asiakirjoja.

Kaavio. Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältöelementit ovat asiakasrekisteri, palvelujen tiedonhallinta, tietovarannot, tietoaineistot, tietoryhmät ja tietojärjestelmät.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältöelementit. Kuva: Valtiovarainministeriön julkaisuja – 2020:22. Suositus asiakirjajulkisuuskuvauksen laatimisesta.

Kaarinan kaupunki ylläpitää tiedonhallintalain mukaisesti asiakirjajulkisuuskuvausta verkkopalvelussaan (TihL 906/2019, § 28).

Kaarinan kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää tietoa kaupungin asiarekisteristä ja palvelujen tietovarannoista, palvelujen tiedonhallinnasta, keskeisistä tietoaineistoista ja tietojärjestelmistä, tietojen antamisesta päättävästä viranomaisesta, yhteystiedot tietopyynnön esittämiseksi sekä teknisistä hakutekijöistä, joilla asiakirjaa tai tietoa on mahdollista hakea rekistereistä ja tietojärjestelmistä ja jotka on hyvä esittää tietopyynnössä (esim. asiatunnus, diaarinumero).

Asiarekisteri

Asiarekisteri sisältää tiedot kaupungin vireille laitetuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja asiakirjatiedoista. Loogiseen asiarekisteriin sisältyviä tietoja käsitellään kaupungin asianhallintajärjestelmässä mutta myös kaupungin muissa operatiivisissa tietojärjestelmissä. Kaikki tietojärjestelmät ja rekisterit, joihin sisältyy asian käsittelyä, ovat osa loogista asiarekisteriä.

Asian käsittelyllä tarkoitetaan viranomaisen tehtäviin liittyvien asioiden lainsäädännön mukaista ja järjestelmällistä hoitamista asian eri käsittelyvaiheissa sen vireille tulosta asian ratkaisemiseen.

Tietovaranto

Tietovaranto on viranomaisen tehtävien hoidossa ja palvelujen toteuttamisessa syntyvistä ja käytettävistä tietoaineistoista ja rekisteritiedoista muodostava kokonaisuus, jota käsitellään yhden tai useamman tietojärjestelmien avulla tai jota tallennetaan esimerkiksi paperiasiakirjoina ja käsitellään manuaalisesti. Tietovarannot kuvataan asiakirjajulkisuuskuvauksessa toimi- ja palvelualuekohtaisesti. Kaupungin henkilötietoa sisältävien tietovarantojen henkilötietorekisterit on kuvattu tietosuojaselosteissa.

Tietojärjestelmä

Tietojärjestelmä on tiedon hallinnan väline, joka koostuu tiedoista, yhdestä tai useammasta tietojen hallinnan mahdollistavasta ohjelmasta sekä tietojenkäsittelylaitteista.

Tietoaineisto ja tietoryhmä

Tietoaineisto on tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvä saman sisältöinen tietokokonaisuus, joka koostuu asiakirjatiedosta ja/tai rekisteritiedosta. Aineistokokonaisuuksia voidaan ryhmitellä tehtävittäin. Kaarinan kaupungin tiedonohjaussuunnitelma perustuu tehtäväluokitukseen. Tehtäväkohtaisia asiakirjatiedon käsittelykuvauksia voi tiedustella kanslia- ja viestintäpalveluilta.

Jaa